Comprendre PRINCE2 en 5 minutes

Si vous avez trouvé cet article, c’est que vous vous intéressez à la gestion de projet et surement que vous cherchez des renseignements sur la méthode PRINCE2.

Restez, vous êtes au bon endroit !

PRINCE2 est l’une des méthodologies de gestion de projet utilisées par plus d’un million de professionnels dans plus de 150 pays à travers le monde.

Aujourd’hui, énormément d’organisations de tous les secteurs l’utilisent (comme l’ONU, Vodafone ou Visa) et pas seulement au Royaume-Uni : PRINCE2 est utilisé dans le monde entier.

PRINCE2 est une méthode flexible que les chefs de projet utilisent pour gérer avec n’importe quel type de projet.

Cet article répondra aux questions que vous vous posez sur PRINCE2 et la certification qui va avec :

  1. La définition de PRINCE2
  2. L’histoire de la création
  3. La société qui gère PRINCE2
  4. En quoi consiste la méthode PRINCE2
  5. Comment avoir la certification PRINCE2

Si vous n’avez pas le temps de lire tout l’article, vous pouvez visionner cette vidéo de 2 minutes.

  1. Qu’est-ce que PRINCE2? 

PRINCE2 signifie Project IN Controlled Environments, et le chiffre “2“ fait référence à la seconde version de la méthode, publiée en 1996.

Il s’agit d’une méthode structurée qui permet d’organiser et de gérer efficacement tous types de projets, quelle que soit sa taille.

La méthode PRINCE2 a été́créée au Royaume-Uni, mais ses atouts sont aujourd’hui reconnus dans le monde entier.

2. L’histoire derrière 

En 1975, la société britannique Simpact Systems Ltd crée une méthode de gestion de projet appelée PROMPT (Project Reporting, Organization & ManagementPlanning Technique), qui se base sur des expériences pratiques réussies.

En 1979, le Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA), qui deviendra l’Office of Government Commerce (OGC) en 1980, définit la méthode PROMPT comme la norme à utiliser pour tous les projets informatiques du Royaume-Uni.

En 1989, la méthode bénéficie d’une refonte importante et devient PRINCE.

En 1996, PRINCE s’étend et devient plus flexible afin de pouvoir gérer tous types de projets, de toutes envergures. La méthode est rebaptisée PRINCE2.

Elle sera actualisée à deux reprises en 2005 et 2009, mais conservera sa dénomination.

Qui est responsable de la méthodologie et des certifications PRINCE2?

PRINCE2 est géré par une société commerciale appelée AXELOS, dont le gouvernement anglais est actionnaire.

La mission de cette entreprise est de gérer et développer le portefeuille de Global Best Practice qui inclut notamment la méthode PRINCE2.

Avant, toutes les méthodologies gérées par AXELOS directement par le Bureau du gouvernement du Royaume-Uni pour le Commerce (OGC).

PRINCE2 est une méthode générique de Gestion de Projet, applicable sur tout type de projet.

Que ce soit pour un projet de 1 ou 2 jours pour une émission de télé ou avec un projet plus grand comme l’achat d’une entreprise ou même la construction du stade principal pour les Jeux Olympiques de Londres 2012.

3. En quoi consiste exactement la méthode de gestion de projet PRINCE2?

La méthode PRINCE2 fournit un cadre et des directives permettant de gérer un projet avec efficacité́. PRINCE2 se base sur :

  • Des principes : Selon PRINCE2, chaque projet doit appliquer les 7 principes PRINCE2 (en d’autres termes, les “meilleures pratiques” ou bonnes caractéristiques de projet).
  • Des thèmes : Les Thèmes sont les aspects de la gestion de projet qui doivent être abordés en permanence pendant la durée du projet, Exemple : le Cas d’Affaire, l’Organisation, la Qualité, le Changement, etc.
  • Des processus : Ils fournissent des informations sur les activités à entreprendre pendant la durée du projet et par qui. Ils répondent aussi à la question : “Quels produits doivent être créés et quand doivent-ils être créés ?”
  • De l’adaptation: Elle répond à l’une des questions fondamentales des Chefs de Projet : “Quelle est la meilleure manière d’appliquer PRINCE2 dans mon projet ? “

Les principales caractéristiques de la méthodologie PRINCE2 sont conçues pour encourager la bonne gouvernance et le contrôle, à travers la création d’un business case solide, la définition d’une structure d’organisation claire pour l’équipe, l’adoption d’une approche de planification axée sur les produits livrables, la division du projet en étapes gérables et contrôlables, l’adaptation des processus du projet à l’environnement.

3.1 Les sept principes de PRINCE2 : le « Pourquoi »

PRINCE2 repose donc sur sept principes. Ensemble, ils fournissent un cadre puissant pour une gestion de projet sans faille :

  1. Un Business Case continu : il ne s’agit pas seulement de fournir une justification commerciale en début de projet, mais de réviser sans cesse sa viabilité économique tout au long de celui-ci.
  2. Apprendre de l’expérience : chaque projet doit apporter son lot d’enseignements et les équipes doivent tirer les leçons apprises au fur et à mesure de l’aventure.
  3. Rôles et responsabilités définis : l’organisation et la structure de l’équipe doivent être claires pour faciliter l’exécution du projet.
  4. Gestion par phases : Les phases du projet forment un cadre dans lequel les sept processus fonctionnent à chaque étape.
  5. Gérer par exception : Il s’agit ici de formaliser des tolérances de projet définies et les autorisations nécessaires pour agir lorsque le projet les dépasse.
  6. Un focus sur les produits à livrer : Cela passe par une définition claire des livrables attendus, et un souci constant du respect des spécifications de qualité.
  7. Adaptation à l’environnement : Les facteurs pris en compte doivent comprendre la taille, la complexité, l’importance, la capacité et les risques du projet.

3.2 Les sept thèmes de PRINCE2 : le « Quoi »

Les sept thèmes couvrent ce que vous devez gérer dans votre projet. Ce sont les lignes directrices de la gestion de projet.

  1. Business Case : c’est la justification de votre projet (Pourquoi ?)
  2. Organisation : une structure claire, avec des rôles et des responsabilités clairement définis (Qui?)
  3. Qualité : les normes de qualité attendues sont définies et l’équipe sait comment les respecter (Quoi?)
  4. Plans : le « comment, combien et quand? »
  5. Risque : gérer les variables incertaines du projet (Et si?)
  6. Contrôle du changement : évaluer et s’adapter sur les changements (Quel impact?)
  7. Progrès : Mise à jour continue des progrès et de la viabilité du projet (Où sommes-nous, où allons-nous et devrions-nous continuer?)

3.3 Les sept processus de PRINCE2 : Le « Comment »

La méthodologie PRINCE2 explicite 7 processus que le chef de projet doit surveiller.

  1. Démarrage d’un projet: Création de l’équipe de projet et rédaction d’un document projet.
  2. Diriger un projet: Supervision du projet par le responsable de projet et le comité de projet.
  3. Initier un projet: Affiner l’analyse du business case et créer un document de lancement.
  4. Contrôler une phase : Gestion des canvas de travail
  5. Gestion de la livraison du produit : Livraison des lots et acceptation des produits / livrables
  6. Gestion des transitions entre les phases : Gestion de la transition d’une étape à l’autre – y compris le processus de « passerelle ».
  7. Clôture d’un projet : Clôture officielle et évaluation du projet, examen des avantages.

L’environnement du projet

Enfin, le dernier principe consiste à «adapter le projet à l’environnement». Appliquez la bonne quantité de planification, de contrôle et de gouvernance pour répondre aux besoins du projet et à l’organisation au sein de laquelle il se situe. Vos considérations incluront la taille du projet, sa complexité, son importance, les ressources mises à disposition, sa sensibilité politique, son aspect « géographique et culturel ».

4. Les avantages de l’utilisation de PRINCE2

Comme vous pouvez l’imaginer, l’utilisation d’une méthodologie de Gestion de Projet comporte plusieurs avantages. Cela s’applique aussi à PRINCE2.

En voici quelques-uns :

Avantage 1: Depuis plus de 30 ans, PRINCE2 a été utilisée sur plusieurs milliers de projets, et ne cesse de s’améliorer grâce à l’expérience tirée de ces projets.

Ainsi, tous les retours, les suggestions, le savoir tiré d’autres méthodes et les discussions, ont contribué à faire de PRINCE une meilleure pratique.

Avantage 2: PRINCE2 peut s’appliquer à tous type de projet. Cela signifie qu’on peut utiliser PRINCE2 pour de petits projets comme l’organisation d’une réunion, ainsi que pour de grands projets comme la gestion d’une campagne électorale, l’organisation d’une conférence, la construction d’un pont ou encore le développement d’un système informatique.

Avantage 3: PRINCE2 fournit une structure de “Rôles et Responsabilités”. Toute personne dans une équipe de projet, doit savoir ce qu’elle doit faire, et ce qu’elle peut attendre des autres.

L’accent dans PRINCE2 est surtout mis pour les Chefs de Projet, dont le devoir est de s’assurer que les tâches sont réalisées conformément aux prévisions.

Avantage 4: PRINCE2 est focalisé sur le produit; ce qui veut dire que le produit est bien défini au début du projet, et connu de toutes les parties prenantes.

De cette manière, tout le monde à la même vision de ce sur quoi ils travaillent, et du produit attendu.

Avantage 5 : PRINCE2 évalue en permanence la viabilité du projet par rapport au Cas d’Affaire, pendant la durée du projet.

Si par exemple, à un moment donné, le retour sur investissement espéré n’est plus probable, alors le projet devra être arrêté.

5. Comment avoir la certification PRINCE2 ?

Il existe deux niveaux de certification PRINCE2 :

  1. Le niveau PRINCE2 Foundation vous présente les bases de la méthode. Vous en apprendrez suffisamment pour travailler dans le cadre d’une équipe de projet exécutant des tâches dans un environnement PRINCE2. Il s’agit d’une qualification de niveau débutant qui ne nécessite aucune connaissance ou expérience préalable.
  2. Le niveau PRINCE2 Practitioner est destiné aux gestionnaires de projet qui doivent diriger des projets dans un environnement PRINCE2. Pour pouvoir passer l’examen PRINCE2 Practitioner, vous devez posséder une certification PRINCE2 Foundation.

Vous aurez besoin de trois ressources principales pour bien vous préparer à vos examens PRINCE2:

  1. Il est recommandé d’acheter le livre évoqué plus haut, « Gestion des projets réussis avec PRINCE2 » car l’examen est étroitement basé sur ce qu’il contient : les réponses sont dans le livre.
  2. Vous pouvez aussi suivre une formation prince2 qui vous fera passer les examens à la fin de la formation.
  3. Vous pouvez également vous entrainer en passant un « examen blanc » afin de savoir à quoi vous attendre et évaluer votre état de préparation. Vous pouvez télécharger un exemple d’examen sur le site Web d’AXELOS.

Le format des examens PRINCE2

En ce qui concerne l’examen PRINCE2 Foundation, voici son format :

  • 60 questions à choix multiples (choisissez-en une parmi A, B, C ou D)
  • La note de passage est de 55% (33 bonnes réponses sur un maximum de 60 possibles)
  • Durée 60 minutes
  • Livre fermé (vous ne pouvez pas utiliser le manuel PRINCE2)
  • Pas de prérequis
  • format informatique ou papier

Pour l’examen PRINCE2 Practitioner, qui vise à tester vos connaissances sur la manière d’appliquer vos connaissances PRINCE2 à un projet réel, le format est le suivant :

  • 68 questions à choix multiples (choisissez l’une des réponses A, B, C ou D) et réponses multiples (choisissez une ou plusieurs réponses parmi A, B, C et D) en fonction d’un scénario.
  • Vous avez besoin de 38 bonnes réponses pour réussir. (environ 55%)
  • Durée 150 minutes
  • Livre ouvert (est uniquement autorisé l’ouvrage «Gestion des projets réussis avec PRINCE2»)
  • Vous devez posséder un certificat PRINCE2 Foundation avant de passer l’examen.
  • format informatique ou papier
  • 30 minutes supplémentaires sont disponibles si vous ne passez pas l’examen dans votre langue maternelle

Conserver votre certification PRINCE2

Si vous ne passez que l’examen PRINCE2 Foundation et que vous réussissez cet examen, vous obtiendrez votre certificat d’examen Foundation. Toutefois, si vous passez les examens Fondation et Practicioner le même jour et que vous réussissez les deux, vous obtiendrez seulement un certificat d’examen de Practicioner. Une fois que vous avez obtenu votre certificat PRINCE2 Practitioner, celui-ci est valide pendant trois ans.

 Conclusion

PRINCE2 est une méthode structurée qui fournit une approche standard de la gestion de projet en intégrant de bonnes pratiques déjà éprouvées. Cette méthodologie s’adapte à tous types de projet, quelle que soient son environnement et son envergure.

Enfin, retenez que les sept principes, les sept thèmes et les sept processus sur lesquels se basent cette méthode doivent être scrupuleusement suivie tout au long du projet pour que celui-ci soit reconnu PRINCE2.

Cet article vous a donné toutes les clés pour savoir ce qu’était la méthodologie de gestion de projet PRINCE2, ainsi que les détails pour passer la certification correspondante.

Si vous l’avez trouvez utile, vous pouvez le partager sur facebook, linkedin ou sur la plateforme de votre choix.

Laisser un commentaire